Votre entreprise s’agrandit et vous voulez des locaux plus spacieux et avoir une meilleure visibilité. Ou une belle opportunité immobilière, mieux adaptée à vos activités, se présente. Vous êtes contraint de déménager votre entreprise et de transférer les bureaux.

Sachez que le déménagement de bureaux n’est pas à prendre à la légère. Il s’agit de transférer tout le patrimoine. Cela requiert une bonne préparation et organisation en amont comme en aval. Il consiste à déplacer des postes de travail d’un lieu à un autre sans que le transfert ait des impacts sur l’activité.

Il est vivement conseillé de faire appel à un professionnel du déménagement qui s’occupera du transfert de bureaux. L’entreprise propose des services complets et sur mesure, adaptés à votre entreprise : les types d’équipements à déplacer, la mise en carton et la manutention.

Mais pour votre organisation interne, ou dans le cas où vous voudriez vous occuper par vos propres moyens de votre déménagement, il convient de connaître les démarches nécessaires qu’il faut entreprendre pour un transfert de bureaux.

Préparation du déménagement

Si vous décidez de vous charger de votre déménagement, vous devez établir une check-list des tâches à réaliser, à commencer par mettre en place un calendrier. À savoir que le déménagement pour une petite entreprise de moins de 10 salariés nécessite environ un mois. Si vous avez, par contre, une grande société de 500 employés, il vous faut jusqu’à 6 mois pour transférer tous les services d’un endroit à un autre. En fonction de ce temps, vous devez vous organiser de façon à respecter le délai du préavis auprès de l’ancien bailleur (généralement de 3 à 6 mois).

Désignation des responsables du déménagement

Une petite équipe dédiée serait nécessaire. Chaque membre de l’équipe s’occupe d’une tâche précise :

‒ identification des nouveaux locaux : la capacité d’accueil, l’éventuel aménagement ou rénovation à faire, le respect des normes d’installations,

‒ information des collaborateurs du projet de déménagement,

‒ les formalités administratives : changement des statuts de l’entreprise, de la domiciliation de son siège social, informer le Centre de Formalité des Entreprises (CFE), auprès de la Chambre de commerce et d’industrie, en vue de mettre à jour les informations dans le Registre du Commerce et des Sociétés (RCS),

‒ information les clients, les prestataires et les fournisseurs de l’entreprise,

‒ mettre à jour les coordonnées de l’entreprise : le téléphone, le courrier, le contenu de son site internet,

Inventaire du patrimoine de l’entreprise

Avant le transfert des bureaux, il est obligatoire de procéder à un inventaire des biens de l’entreprise, de se débarrasser du matériel qu’on n’utilise plus et de penser à l’investissement dans de nouveaux matériels et de mobilier. Vous devez inclure les dépenses de cet investissement dans le budget du déménagement.

Budget du déménagement

Ci-après les éléments composant le budget d’un déménagement :

‒ le coût du déménagement proprement dit,

‒ le coût d’aménagement et des éventuelles rénovations des nouveaux locaux,

‒ le coût des mains-d’œuvre consacré au déménagement,

‒ les nouveaux investissements dans des mobiliers et du matériel.

Préparer le déménagement du parc informatique

Cette étape doit être confiée à un professionnel, à moins qu’il existe un service ou département dédié, ayant une expertise dans ce domaine dans l’entreprise. Elle consiste à déconnecter l’ensemble du matériel connecté (serveurs, ordinateurs, réseaux informatiques et Internet) et de le réinstaller dans les nouveaux locaux.

Une entreprise de déménagement vous est d’une grande aide pour le transfert de vos bureaux. Le Déménagement Lebourgeois, à Bayeux, avec sa longue expérience dans le domaine, propose ses services dans toute l’Hexagone, vous aide à organiser le déménagement, d’établir des devis et de s’occuper du transfert dans les règles de l’art. L’entreprise peut également s’occuper de débarrasser des objets dont vous n’avez plus besoin.